Корпоративни събития

06.04.2015г.

Всичко, което трябва да знаем за предстоящото корпоративно мероприятие.

Организирането на корпоративно парти е неизменен детайл в дейността на всяка фирма. Било за определен юбилей или в края на календарната година, за конгрес или семинар, изправени сме пред съществения въпрос - дали да наемем фирма, която да организира партито, или да поверим тази задача на някой от подчинените. Първата мисъл на всеки мениджър е да спести средства и време като ангажира фирма, която да организира партито.

Мениджърите трябва да имат предвид, че професионалните агенции работят с хотели, ресторанти, заведения и получават по-добри цени за мероприятие от частните клиенти. Ако една компания реши сама да осъществи своето мероприятие, то времето, инвестирано в организацията не носи никакви ползи, а по-скоро разходи за нея, единодушни са в мнението си екскпертите в областта на ивент мениджмънта.

Допитване сред фирми за организиране на корпоративни партита показа, че масово компаниите не отчитат на пръв поглед дребни, но изключително важни детайли, които могат да провалят празничния ден.

Една от често допусканите грешки при самоорганизиране на парти е неправилният избор на дата или ден от седмицата. Оказва се, че най-подходящи са дните от понеделник до четвъртък.

Подценяването на обема задачи, които трябва да се свършат в процеса на организацията и разпределянето на бюджета, също може да провалят фирменото парти. Средствата трябва да се разпределят оптимално, за да не се изключват важни фрагменти като декорацията, развлечението и подаръците, сметката за наем, храната и напитките.

 Ето ги и основните казуси, когато ни престои подобно мероприятие:

  • Колко време отнема средно организационната подготовка?

Преди фирмата да се спре на конкретна дата, трябва да провери дали в същия ден има събитие на конкурентна фирма, като семинар, изложение или парти. Неподходящият избор на място за провеждане на фирменото парти също може да го провали. Когато се избира мястото, трябва да се има предвид и нуждата от голям паркинг за колите на гостите. Предварително трябва да се обсъдят сценарият и музиката за събитието.

  • Колко средства са нужни за фирмено парти?

Цената за организацията на дадено събитие зависи от няколко основни фактора: наем за мястото на провеждането, избор на меню и напитки, брой на гостите, развлекателна програма, декорация, печатни материали, подаръци за гостите, транспорт и настаняване. При наемането на агенция за организиране на събития може да се изиска подробна оферта по тези пера, за да се получи индивидуален и точен проектобюджет за партито.

Ако, например, за място събитието се предпочете 5-звезден хотел, еднодневният бизнес форум излиза около 10 000 лева с включен обяд, паркинг, рекламни материали и техническо оборудване.

Практиката е показала, че мениджърите се обръщат към фирмата още в началото на годината за организиране на събитие в края на същата година.

Като заключение, препоръката на специалистите в областта към компаниите е да оставят организирането на големите събития в ръцете на професионалистите, които да измислят тема на събитието, дизайн на покани и материали, интериор, място, бюджет, техническо обезпечаване, забавления и да имат грижата за гостите през цялата вечер. Това със сигурност спестява време и пари, защото те имат по-добри условия в хотелите или местата за събития, както и за изработване на подаръци и всички дейности, съпътстващи събитието.

Александър Тур Къмпани ООД изгражда богато портфолио с услуги и реализирани проекти в сферата на  бизнес пътувания, участия в международни изложения и фирмени мероприятия от различен мащаб - обучителни срещи, семинари, тиймбилдинги и други. Екипът от професионалисти в областта на ивент мениджмънта предлага бърз отговор на Вашето запитване, креативен поглед и идеи, високо качество на услугите и  перфектна организация до последния детайл. Нашата гъвкавост и прецизност ще Ви позволят да се съсредотоюите върху деловата същност на мероприятието. Александър Тур е Вашият партньор в организацията на корпоративно събитие.